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« Lors du choix de notre service d’envoi électronique de factures, nous avons privilégié la conformité réglementaire et la simplicité d’utilisation de la solution. Nous avons été soulagés de voir qu’il nous suffisait de saisir les adresses e-mail des destinataires pour passer à la méthode numérique. » 

Werner Pietruschka Directeur de l’informatique commerciale. 

 

Société
Hartmetall-Werkzeugfabrik Paul Horn GmbH 

Siège sociel : Tübingen (Allemagne) 

Employés : 1 100 dans le monde (800 à Tübingen) 

Site Web : www.phorn.de 

 

Secteur d’activité
Fabrication d’outils de précision 

 

Challenge  

  • Envoi numérique ou postal des factures selon les préférences des clients
  • Économies sur les coûts d’impression et de traitement
  • Mise en œuvre rapide et simple avec un investissement modeste
  • Respect des directives réglementaires garanti

 

Solution 
  • Introduction de regibill®, solution d’envoi de factures conforme aux réglementations
    Intégration au système de gestion des sorties existant

Avantages  

  • Remise simplifiée et accélérée des factures
  • Économies potentielles élevées pour l’expéditeur et le destinataire
  • Factures numérique et physique dans un seul processus de facturation

La société Hartmetall-Werkzeugfabrik Paul Horn GmbH de Tübingen (Allemagne) réalise d’importantes économies sur les frais d’impression et de port grâce à une solution d’envoi électronique des factures. Une grande partie des clients de l’entreprise reçoivent déjà leurs factures par voie électronique, et ce, en conformité avec les exigences légales et fiscales. Chez Paul Horn GmbH, la transition s’est faite sans difficulté et en très peu de temps. L’initiative a été bien accueillie par les clients et la part de factures électroniques devrait donc continuer d’augmenter dans les prochains mois. 


La société Paul Horn GmbH (Horn) développe et produit des outils pour le tournage et le fraisage de gorges ainsi que le chariotage depuis 1969, et figure parmi les leaders de ce marché. Ses outils sont employés dans de nombreux secteurs, notamment les industries automobile, mécanique et aérospatiale. Les coûts d’impression et de logistique liés à la facturation pour les près de 9 000 clients étaient très élevés. 

 

Au début de l’année, l’entreprise a décidé de numériser l’envoi des factures, car elle a vu dans cette initiative une occasion de réduire les coûts. Lors du choix de la solution adaptée, la société Horn a mis la priorité sur la conformité réglementaire et la simplicité d’utilisation. Depuis 2011, les entreprises allemandes sont autorisées à envoyer des factures électroniques sans signature numérique certifiée. Il reste toutefois indispensable de respecter certaines obligations légales et fiscales, notamment l’authentification de l’identité de l’expéditeur et la possibilité de contrôler l’intégrité de la facture sur une période de dix ans. 

 

Une transition en douceur  

La société Horn a opté pour la solution regibill® de regify, un groupe spécialisé dans les services d’envoi de documents électroniques et d’e-mails confidentiels et officiels. L’une des conditions était également que regibill s’intègre facilement à l’application actuelle de gestion des sorties. « L’intégration était simple. La différenciation entre l’envoi numérique et par la poste est entièrement automatisée », explique Werner Pietruschka, Directeur de l’informatique commerciale chez Horn. « Il suffisait d’ajouter les adresses e-mail des clients sur les factures. » Le système de gestion des sorties détecte alors immédiatement qu’elles doivent être envoyées par voie électronique. Le destinataire reçoit sa facture conforme aux réglementations par e-mail, au format PDF, et peut la valider si nécessaire. Si la facture ne contient pas l’adresse e-mail du destinataire, elle est imprimée, mise sous pli et envoyée par la poste de manière classique. Ce processus permet ainsi sans problème une migration progressive de la méthode papier à la méthode numérique. 

 

Suite à un premier courrier envoyé à tous les clients de Horn, plus de 30 pour cent des destinataires ont accepté de recevoir leurs factures par voie électronique. « Pour que les clients adhèrent massivement à notre initiative, il est indispensable que le destinataire n’ait besoin d’installer aucun logiciel », indique Holger Born, Directeur des ventes DACH du groupe regify.

Une facturation plus rapide et plus économique  

Ce que Horn apprécie le plus dans la facturation électronique, c’est la réduction sensible des coûts liés à l’impression et à la mise sous pli. En outre, le délai entre l’établissement des factures et leur remise est considérablement raccourci. « Le processus de distribution des lettres physiques dure en général trois à quatre jours au total, alors qu’avec la méthode électronique, le processus est actuellement réduit à trois ou quatre minutes », déclare Werner Pietruschka. « Vu l’accueil déjà très positif de la démarche par les clients, nous espérons atteindre rapidement une part de 90 pour cent de factures électroniques. » 


3 questions à Werner Pietruschka Directeur de l’informatique commerciale Paul Horn GmbH 


Monsieur Pietruschka, pour quelles raisons la société Paul Horn GmbH a-t-elle décidé d’installer un système de facturation électronique ? 

Pour une entreprise de taille moyenne comme la nôtre, l’envoi des factures mensuelles représente des coûts importants. L’envoi électronique permet de supprimer les étapes d’impression et de mise sous pli. Ce processus est également plus écologique en ce qu’il réduit l’utilisation des imprimantes, de l’encre et du papier. Avec plusieurs milliers de factures émises chaque mois, nous obtenons également un effet positif sur notre structure de coût. 

 

Comment vos clients ont-ils accueilli ce changement ? 

Les réactions sont très positives. De nombreux clients ont immédiatement approuvé la facturation électronique et sont satisfaits de cette évolution. L’essentiel est de ne pas imposer des tâches d’organisation ou de traitement technique supplémentaires à nos clients, ce que permet le processus regibill puisqu’il inclut l’authentification de l’identité de l’expéditeur et l’intégrité des documents de facturation, deux obligations légales. 


Quelle importance accordiez-vous à la sécurité et à la conformité réglementaire de la solution numérique ? 

Nous avons attaché une grande importance à ces deux aspects pour que nos clients puissent garder confiance en notre entreprise. Par conséquent, notre entreprise a été authentifiée en tant que prestataire regify et est à présent enregistrée en tant qu’émetteur de factures avec nos données d’identification telles que notre numéro de TVA. Nous remplissons ainsi les exigences légales et fiscales. Il est important que nos clients puissent s’assurer à tout moment de la disponibilité et de l’intégrité de leurs factures sur un portail Web. En outre, grâce à regibill, ils n’ont pas besoin d’archiver leurs documents sur des périphériques de stockage rigides et coûteux. Enfin, nous avons la possibilité de chiffrer les factures regibill lors de leur transmission de bout en bout, pour les clients qui souhaitent une sécurité renforcée.

 
regibill 

Envoi de factures par e-mail sécurisé et conforme à la loi 

 

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