Werner Pietruschka, Leiter Kaufmännische Informationstechnik.
Unternehmen
Hartmetall-Werkzeugfabrik Paul Horn GmbH
Standort: Tübingen
Mitarbeiter: 1 100 weltweit (800 in Tübingen)
Internet: www.phorn.de
Branche
Präzisionswerkzeugherstellung
Herausforderungen
Lösung
Nutzen
Anfang des Jahres plante das Unternehmen, den Rechnungsversand zu digitalisieren, da es hierin einen Ansatz zur Kosteneinsparung sah. Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung setzte Horn vor allem auf Rechtskonformität und Einfachheit der Handhabung. Seit 2011 ist es deutschen Firmen erlaubt, elektronische Rechnungen ohne qualifizierte digitale Signatur zu verschicken. Allerdings ist die Einhaltung bestimmter gesetzlicher und steuerlicher Nachweispflichten wesentlich. Dazu zählen die Nachweisbarkeit der Identität des Senders sowie die Überprüfbarkeit auf Unversehrtheit der Rechnung über einen Zeitraum von zehn Jahren.
Reibungslose Umstellung
Horn entschied sich für regibill®, einen Service der regify-Unternehmensgruppe, die sich auf Dienste rund um die vertrauliche und verbindliche E-Mail-Kommunikation und digitale Post spezialisiert hat. Mit ausschlaggebend war auch, dass sich regibill einfach in die bestehende Output-Management-Anwendung eingliedern ließ. „Die Integration war simpel. Die Differenzierung in digitalen und Papierversand läuft vollautomatisch“, erläutert Werner Pietruschka, Leiter Kaufmännische Informationstechnik bei Horn. „Wir mussten lediglich die E-Mail-Adressen der Kunden auf den Rechnungen hinzufügen.“ Das Output-Management- System erkennt dann sofort, dass es die Rechnung auf elektronischem Weg versenden muss. Der Empfänger erhält seine gesetzeskonforme Rechnung via E-Mail im PDF-Format und kann diese bei Bedarf validieren. Enthält eine Rechnung keine E-Mail-Adresse des Empfängers, wird diese auf herkömmlichem Wege gedruckt, kuvertiert und per Post versendet. Eine schrittweise Migration von Papier zu digital ist somit problemlos möglich.
Bei einem ersten Rundschreiben erklärten sich bereits über 30 Prozent der Kunden von Horn damit einverstanden, Rechnungen auf elektronischem Weg zu empfangen. „Um eine hohe Akzeptanz zu erreichen, ist es notwendig, dass die Umstellung ohne Installation von Software auf Empfängerseite möglich ist“, sagt Holger Born, Vertriebsleiter DACH der regify-Unternehmensgruppe.
Schnellere Rechnungszustellung bei geringeren Kosten
Horn schätzt an der elektronischen Rechnung vor allem den deutlich geringeren Aufwand, da Drucken und Kuvertieren entfallen. Zudem reduziert sich die Dauer zwischen Rechnungserstellung und Zustellung deutlich. „Während bei einem physischen Brief die Gesamtdauer des Zustellprozesses in der Regel drei bis vier Tage beträgt, erzielt Horn mit dem elektronischen Zustellverfahren heute Zeiten von nur drei bis vier Minuten“, sagt Pietruschka. „Aufgrund der bereits jetzt vorhandenen hohen Akzeptanz seitens der Kunden hoffen wir, kurzfristig eine Quote von über 90 Prozent bei der elektronischen Rechnungszustellung zu erreichen.“
Herr Pietruschka, weshalb hat sich die Paul Horn GmbH dazu entschieden, den elektronischen Rechnungsversand einzuführen?
Für ein mittelständisches Unternehmen wie unseres verursacht die monatliche Rechnungsstellung viel Aufwand. Durch den digitalen Versand fallen Druck und Kuvertierung weg. Das ist umweltfreundlicher und ressourcenschonender in Bezug auf Drucker, Tinte sowie Papier. Bei mehreren tausend Rechnungen im Monat, wirkt sich das auch positiv auf unsere Kostenstruktur aus.
Wie bewerten Sie die Resonanz der Kunden?
Die Resonanz ist durchweg positiv. Viele unserer Kunden haben dem Empfang der elektronischen Rechnung sofort zugestimmt und sind mit dieser Veränderung sehr zufrieden. Wichtig ist, dass unsere Kunden keinen zusätzlichen organisatorischen oder technischen Aufwand haben, da das regibill- Verfahren die rechtlich notwendige Prüfbarkeit auf Identität des Versenders und Unversehrtheit des Rechnungsdokuments mitbeinhaltet.
Wie wichtig waren Ihnen Sicherheit und Rechtskonformität bei der Digitalisierung?
Auf beide Aspekte haben wir sehr viel Wert gelegt, damit unsere Kunden uns weiterhin vertrauen. Deshalb haben wir uns von einem regify-Provider authentifizieren lassen und sind als Rechnungssteller mit unseren Identitätsdaten wie der Steuernummer registriert. Damit ist die gesetzliche und steuerliche Nachweispflicht erfüllt. Für unsere Kunden ist es wichtig, dass sie jederzeit über ein Webportal prüfen können, ob ihre Rechnungen in unverändertem Zustand vorliegen. Sie profitieren außerdem davon, dass dank regibill auf eine zusätzliche Archivierung auf teuren, unveränderbaren Speichermedien verzichtet werden kann. Für Kunden, die erhöhte Sicherheit wünschen, haben wir außerdem die Möglichkeit, regibill-Rechnungen Ende-zu-Ende verschlüsselt zu versenden.