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Häufige Fragen zu regimail und deren Antworten 

Allgemeines Bedienung Sicherheit Administration

Was kostet regimail? 

regify will durch attraktive Preise für Provider eine hohe Verbreitung erreichen. Die Provider sind dabei frei in der Preisgestaltung, so dass der Endkundenpreis je nach Provider variieren kann. 

Welche E-Mail Programme unterstützt regimail? 

Aktuell unterstützt regimail Microsoft Outlook ab Version 2007 (32 Bit Versionen, ab Office 2013 auch 64 Bit), Thunderbird ab Version 3 und Lotus Notes ab Version 8.53. Weiterhin noch  iOS (iPhone und iPad) und Android basierende Geräte. Für Mac OS und Linux stehen ebenfalls Clients zur Verfügung, welche eigenständig als SMTP client senden können. 

Was sind die Vorteile gegenüber der klassischen PKI (PGP, S/MIME etc.)? 

regimail ist ein alternatives Verfahren und arbeitet nicht wie PGP und andere PKI-Verfahren.
Die Vorteile sind: 

  • regimail ist deutlich einfacher in der Bedienung.
  • regimail generiert eine Empfangsbestätigung.
  • die Transaktionen sind jederzeit nachvollziehbar (History).
  • um jemandem eine vertrauliche E-Mail zu senden, muss nur die E-Mail Adresse bekannt sein.
  • es müssen keine Sperrlisten und Zertifikatsserver verwaltet werden.
  • im Portal können Stellvertreter angegeben und jederzeit wieder entfernt werden. Damit kann ein Nutzer auch während seiner Abwesenheit seine wichtigen E-Mails kontrolliert bearbeiten lassen.
  • Sammelaccounts können über Stellvertreter im Team verarbeitet werden.

Muss der Anwender unbedingt Software installieren? 

Nein, es ist allerdings der sicherste und komfortable Weg, um regimail zu nutzen. Als Alternative können regify-E-Mails auch direkt im Portal erstellt und versendet sowie regify-Dateien geöffnet werden. Dies erfolgt auf dem Sicherheitsniveau von Online-Banking. 

Warum ist die regimail-E-Mail manchmal kleiner als die Dateien, die ich angehängt habe? 

Beim Erstellen von regify-Dateien wird der Inhalt zusätzlich zur Verschlüsselung auch komprimiert. So können regify-Dateien durchaus deutlich kleiner sein als die ursprünglich eingebetteten Informationen. 

Wie kann ich den regify-Provider wechseln? 

Um den regify-Provider (regify-Anbieter) problemlos zu wechseln, sollten Sie folgende Reihenfolge einhalten: 

  1. Loggen Sie sich im Portal des alten regify-Provider ein und wählen Sie "Mein Konto" -> "Einstellungen" -> "meinen Account löschen" um Ihr Konto zu löschen.
  2. Registrieren Sie sich beim neuen regify-Provider. Sie können jetzt auch wieder die E-Mail Adresse(n) verwenden, welche Sie schon beim alten regify-Provider hatten.
  3. Bestätigen Sie die Registrierung (Link in Registrierungs-E-Mail).
  4. Öffnen Sie Ihren regify-Client oder regibox Manager und öffnen Sie die Einstellungen oder wählen Sie direkt in Ihrem e-Mail Programm mit regify-AddIn die Option "regify-Client konfigurieren".
  5. Klicken Sie den Knopf "Konfiguration zurücksetzen" im Reiter regify .
  6. Nun können Sie Ihre registrierte e-Mail-Adresse und Ihr neues Kennwort (vom neuen regify-Anbieter) eingeben.

Kann ich die E-Mails zur Registrierungs- oder Empfangsbestätigung ausschalten? 

Ja, im Portal finden Sie diese Optionen unter "Mein Konto" -> "Einstellungen" -> "System-Einstellungen". 

Ich habe mehrere E-Mail Adressen. Kann regimail damit umgehen? 

Ja. Jeder regify-Account unterstützt bis zu fünf E-Mail-Adressen. Der Nutzer kann seine E-Mail-Adressen ins regify Portal eingeben. Danach muss er jede neu vereinbarte Adresse einfach durch Klicken eines Links in einer E-Mail bestätigen. 

Kann ich einen regify Account auch mit mehreren Personen nutzen? 

Ja, aber bedenken Sie, dass dann jeder die Nachrichten lesen kann. Zur Einrichtung geben Sie im Portal alle betroffenen E-Mail-Adressen zu diesem Account ein. In den Einstellungen der lokalen regify-Software kann dann jeder Benutzer eine individuelle Adresse angeben, an welche die Registrierungs- und Empfangsbenachrichtigungen gesendet werden. So bekommt jeder nur die Nachrichten zu regify-Transaktionen die er gestartet hat. 

Ich habe mein regify-Kennwort vergessen! 

Kein Problem. Jeder regify-Provider bietet dafür auf der Login-Seite seines regify-Portals einen "Kennwort vergessen?" Link an. Klicken Sie diesen und folgen Sie den Anweisungen Ihres regify-Providers. 

Ich bin längere Zeit weg. Kann ich mich vertreten lassen? 

Ja. Um einer anderen Person das Öffnen Ihrer regify-Dateien zu ermöglichen, muss diese Person beim selben regify-Provider angemeldet sein. Dann können Sie im Portal unter "Mein Konto" -> "Stellvertreter verwalten" die E-Mail-Adresse Ihres Vertreters eintragen. Ab sofort kann dieser dann an Sie adressierte regify E-Mails öffnen. Sobald Sie den Stellvertreter im Portal wieder entfernen, ist dieses Recht umgehend aufgehoben. Der Vertreter darf nicht in Ihrem Namen regify E-Mails versenden. 

Was ist der beste Weg, damit ein Adressat regimail erstmalig nutzen kann? 

Am besten laden Sie den Adressaten ein. Rein lesende Nutzer sind immer kostenfrei. Deshalb brauchen Sie nicht zu zögern, um jemanden zu regify einzuladen. Sie können über das Web-Portal oder direkt aus dem regify Add-In heraus Einladungen verschicken. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein sowie eine persönliche Nachricht und drücken Sie auf „Jetzt Einladen“. Die eingeladene Person erhält Ihre Einladungs-E-Mail in ihr Postfach. Durch Klicken des Links „Einladung annehmen“ kann diese Person regify E-Mails im Web-Portal öffnen bzw. alternativ, mittels installierter regify-Software auf dem Desktop lesen. 

Kann man regimail-Nachrichten auch anders als per E-Mail übermitteln? 

Ja. Sie können eine regify-Datei online im Web-Portal oder mittels installierter Software erstellen, ohne sie per E-Mail zu verschicken. Stattdessen können Sie die regify-Datei z.B. mittels USB-Stick, CD-ROM oder anderen Medien transportieren. Nur der gewünschte Adressat ist in der Lage, diese Datei zu öffnen.
Wählen Sie im Web-Portal „regify-Datei erstellen“ und laden Sie dann die regify-Datei herunter. Im lokalen regify Client ist dies ebenso möglich. Öffnen Sie hierzu das Start-Menü, erstellen Sie die Nachricht und wählen Sie „regify-Datei erstellen und speichern“. 

Informationen speziell zur Authentifizierung finden Sie hier (klicken) .

Ist regimail sicherer als eine normale E-Mail? 

Ja, denn der Inhalt einer regimail ist stark verschlüsselt und kann von niemandem gelesen werden, der nicht autorisiert ist. Sicherheitstechnisch gesehen ist die normale E-Mail nur eine "digitale Postkarte". 

Sichert regimail eine E-Mail End-to-End? 

Ja, das regify-Verfahren sichert den gesamten Weg vom Ort des Enstehens einer E-Mail bis zum Ort des Öffnens. Dies gewährleistet maximale Sicherheit. 

Kann es vorkommen, dass der Empfänger die regify-Datei öffnet, ohne dass der Sender es erfährt? 

Nein, denn zum Öffnen wird der passende Schlüssel benötigt. Wenn dieser Schlüssel abgeholt wird, wird der Empfang automatisch per E-Mail bestätigt und ist im Transaktionsregister dokumentiert. 

Was passiert, wenn jemand das regify-Verfahren und die Technologie kennt? 

Nichts, denn regify ist auch dann sicher, wenn jemand alle Vorgänge und Funktionen von regify im Detail kennt. Das mehrstufige regify-Verfahren und das Zusammenspiel zwischen Nutzer, Provider und Clearing-Stelle gewährleisten dies. 

Was passiert, wenn meine Aktivierungs-E-Mail abgefangen wird? 

Wenn sie die Konto-Aktivierung ohne SMS gewählt haben, dann sollten Sie das Passwort unmittelbar nach der Aktivierung im Portal ändern. Um sicher zu sein, wählen Sie besser die Aktivierung per SMS. In diesem Fall hat eine abgefangene Aktivierungs-E-Mail keine negativen Konsequenzen. 

Was passiert, falls eine an mich adressierte regimail abgefangen wird? 

Jede regify-Datei (Anhang an der regify E-Mail) hat eine oder mehrere klar definierte Empfängeradressen. Das regify Mitglied, welches versucht die Datei zu öffnen, muss eine dieser Adressen für sich registriert haben. Ansonsten wird die Datei nicht geöffnet. 

Wie kann ich an meinem Computer verhindern, dass regimail Missbraucht wird? 

Bitte öffnen Sie den regify Konfigurationsdialog in der regimail Software und wählen dort den „Programm“ Reiter. Geben Sie jetzt ein Passwort zum Schutz des Programmes im Feld „Programm mit Passwort sichern“ ein. Bitte wählen Sie ein entsprechend sicheres Passwort. Sie müssen dieses nun bei jeder Nutzung von regimail eingeben. So sichern Sie den Zugriff durch Personen, welche möglicherweise Zugang zu Ihrem Rechner haben. 

Muss ich die Software auf jedem Gerät installieren? 

In den meisten Fällen ist die Softwareverteilung über ein handelsübliches Software Distributions-Tool die beste Lösung. Das regify Setup ist MSI-kompatibel und Sie können es daher mit Microsoft Software Tools verteilen.
Alternativ können Sie einen zentralen „Shared Folder“ verwenden (Leserechte sind ausreichend), um die regify Anwendung zu installieren. Wenn Sie das MS Outlook Add-In verwenden, starten Sie ein Registrierungs-Script auf jedem Computer, damit MS Outlook zukünftig das Add-In (regsvr32) findet und um die regify Dateiendung (.rgf) mit dem regify Client zu verknüpfen. Eventuell müssen Sie auch Shortcuts in den User-Menüs anlegen. 

Kann ich den regify-Client auch per Softwareverteilung installieren? 

Ja. Bitte kontaktieren Sie Ihren regify-Provider. Er kann Ihnen die notwendigen Dateien und ein Dokument mit genaueren Hinweisen zukommen lassen. 

Muss ich etwas ändern beim MS Exchange Server? 

Nein. regify integriert sich in die lokale MS Outlook Installation. Sie müssen keine Änderungen an den MS Exchange Settings vornehmen, um regify zu nutzen. 

Wo werden die individuellen Einstellungen gespeichert? 

Der regify Client und das MS Outlook Add-In speichern ihre Einstellungen in einem lokalen ini file, welches sich im folgenden Verzeichnis befindet: %APPDATA%\regify\. Jeder Nutzer hat sein eigenes ini File als Teil seiner Profildaten. 

Einige Nutzer haben einen zusätzlichen Laptop. Wie mache ich das? 

Der regify Client kann zusätzlich auch auf anderen Rechnern des Anwenders installiert werden. Wenn der Nutzer authentifiziert ist, kann er seine Identitäts-Datei mit seinem Freischaltcode zusätzlich auch für seinen Laptop online anfordern. 

Wir verwenden Proxy-Server für unseren Internet-Zugang. Geht das auch mit regify? 

Die regify Software unterstützt auch Proxy-Server. Dabei stehen die gängigen Authentifizierungsverfahren zur Verfügung. Weiterhin wird auch das PAC-Format unterstützt. Sollte Ihr Proxy-Server ein Whitelisting für Webadressen verwenden, so sollte die Domain *.regify.com freigeschaltet werden (für Updates und den regify Provider Lookup Service). Weiterhin dann natürlich noch die Domain Ihres regify-Providers (Anbieters).
Weitere Informationen und Details (Englisch).  

Welche Ports werden für regify Software verwendet? 

Sowohl der regify Client als auch der regibox Manager verwenden die Standard-Ports 80 (http) und 443 (https) für die Internet-Kommunikation. Sollten Anwender den regify Client auch Standalone verwenden, so wird für den SMTP-Versand auch der Port 25 oder 465 oder 587 verwendet (je nach verwendeter SMTP-Verschlüsselung Ihres Mailservers). 

Wir archivieren E-Mail manuell. Können wir regimails in unverschlüsselter Form archivieren? 

Ja. Das regify-Add-In bietet Ihnen die Möglichkeit, eine regimail zurück zu konvertieren. Mit zwei Clicks wandelt der Nutzer eine E-Mail um, worauf sie in unverschlüsselter Form archiviert werden kann. 

Wir archivieren E-Mail per Gateway. Was heißt das für regimails? 

Da regify Ende-zu-Ende verschlüsselt, wird Ihre Archivierungslösung die verschlüsselten Inhalte ein- und ausgehender regify E-Mails speichern. Autorisierte Nutzer können eine archivierte regimail aber jederzeit über den regify Service entschlüsseln. Der regify Clearing-Service speichert Schlüssel entsprechend gesetzlicher Vorgaben, zumindest jedoch für 15 Jahre. Wird ein regify Account aufgelöst, z.B. weil ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, kann ein autorisierter Nutzer auch später einen solchen Account reaktivieren und die entsprechende regify E-Mail öffnen. 

Wie können wir regimails gegen Viren und Spam prüfen? 

Es ist sehr unwahrscheinlich das Spam per regify versandt wird, denn der regify Service kostet Geld und der Sender kann zurückverfolgt werden. Viren wiederum können nach der Entschlüsselung des Inhalts der regify-Datei erkannt werden. Der regify Client speichert jede Datei in einem temporären Ordner, bevor sie geöffnet wird. Falls eine Organisation zentral gegen Viren prüft, konfiguriert der Administrator regify einfach so, dass ein zentrales Temp-Verzeichnis verwendet wird, auf dem die Virenprüfung erfolgen kann. Weiterhin kann ein lokal installierter Virenscanner die Dateien prüfen, so wie jede andere Datei auch.